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如何编写特殊事项会计摘要?

日期: 2015-12-21

一、记账凭证错误的更正

根据《会计工作基础规范》的要求,对记账后发现记账凭证错误的,具体更正方法有以下3种。

对于科目错误而金额并未错的记账凭证,首先用红字填写一张记账凭证,用于冲销原来错误记账凭证,其摘要为“注销××年×月×日×号凭证”,其次再用蓝字编写一张正确的记账凭证,其摘要为“订正××年×月×日×号凭证”。

金额错误而会计科目及借、贷方向未错的记账凭证,则可分为两种情况:对于实计金额小于应计金额的记账凭证,按照其差额用蓝字填写一张记账凭证,摘要为“补充××年×月×日×号凭证少记金额”;对于实计金额大于应计金额的记账凭证则根据其差额用红字填制一张记账凭证,摘要为“冲销××年×月×日×号凭证多计金额”。

对于以前年度的记账凭证错误,主要指科目或金额方面的错误,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证,摘要为“更正××年×月×日×号凭证”。例如,发现一张2013年12月28日第168号付款凭证标明管理费用金额应是3600元,记账时误记为6300元,则用红字编制一张记账凭证,其摘要应为“更正2013年12月28日168号付款凭证多计金额”。

在对错误的记账凭证进行更正时需注意两点:一是如果更正本年度的错误,摘要可直接编写为“×月×日×号凭证”,如果更正以前年度错误的凭证,编写摘要时务必在“×月×日”前加上“××年”字样。

二是在注销、更正或调整某张错误记账凭证的同时,应在被更正的记账凭证下方手工注明“该凭证已在×月×日×号凭证更正”的字样,表示该凭证已被更正完毕,借以避免重复更正。

二、复杂经济业务摘要的编写

复杂的经济业务一般涉及的会计科目较多,大都是复合的会计分录,具体表现为一借多贷、一贷多借,甚至多借多贷。

对于复合的会计分录,原则上要求每一项经济业务均应准确地对应一个摘要,而不能笼统使用同一个摘要。比如:甲企业赵某借5000元去济南参加展销会,回来报账时显示,差旅费开支1800元,展位费1200元,采购A材料1700元,退回余款300元。

正确的记账凭证在摘要栏里应按照每项经济业务对应的会计分录分别填写:“赵某报济南差旅费”、“赵某报展位费”、“赵某购材料款”和“赵某还借款”。

则正确的会计分录为:借:管理费用———差旅费 1800

销售费用———展位费 1200

材料采购(或原材料)———A材料1700库存现金300贷:其他应收款———赵某5000如果把记账凭证的摘要笼统地写为“赵某报差旅费”,一般情况下,对应的会计分录就是错误的,例如:借:管理费用———差旅费 4700

库存现金300贷:其他应收款———赵某5000显然上述会计分录是有问题的,因为它没有正确反映经济业务发生的真实情况。如果按照正确的会计分录记账,那么在会计账簿中的“销售费用”和“材料采购(或原材料)”明细账对应着的则是“赵某报差旅费”的摘要。用账或查账人员就会自然而然地产生疑问:既然是报销差旅费,怎么记入到“销售费用”、“材料采购(原材料)”账户,是否记错了?所以,笼统的摘要既不规范又会给以后的复核、记账、查账等一系列会计工作带来不便。

三、典型业务的会计摘要编制

笔者认为,在会计核算工作的实践中,下列几类经济业务也比较典型。

一是差旅费业务:应编写为“某某预借差旅费”、“某某报销往返××(目的地)差旅费”。

二是购买办公用品业务:可根据购买的办公用品数量和价值应分别编制“某某购办公用品一批”、“某某购一张办公桌”或“某某购办公桌等办公用品”等3个不同的摘要。

三是收付款项业务:“某某付××公司材料款等”、“某某收××单位产品款等”。

四是生产经营过程业务:从××银行取得借款,预提借款利息,计算应付利息,还××银行借款,提现备用,提现备发工资,××产品、商品验收入库,××原材料等验收入库,原材料收入汇总凭证,原材料发出汇总凭证,支付××款项,支付××费用,归还某某单位××款,预付某单位××款,收××公司预付款,上缴××费用,上缴某月份税金(企业所得税、营业税、增值税、城建税、资源税、消费税等),代扣某某个人所得税,计提某月五险一金,计提某月职工福利费(职工教育经费、工会经费),缴纳五险一金,交纳工会经费,销售或赊销某产品(或原材料)收入,送存现金,收到××公司商业汇票,开出商业汇票还款或购料,收到某某单位××款,分配制造费用,结转已销产品的实际成本,计提某月折旧费,摊销某月无形资产,计提(冲销、调整)坏账准备,结转收益类账户余额,结转费用支出类账户余额,计提法定盈余公积,分配利润等。

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